En mi experiencia he visto infinidad de Manuales de Calidad, desde aquellos que son una copia de la norma, otros son un verdadero manual (grueso y que nadie lee una vez redactados), o los más prácticos los cuales son una referencias de los procedimientos asociados al cumplimiento de la Norma ISO.
En el último borrador de la próxima Norma ISO 9001:2015 el término “información documentada” ha aparecido para reemplazar los términos “procedimiento documentado” y “registro”. Por lo que, por “información documentada” podemos entender los procesos del sistema de gestión, la documentación necesaria para realizar las actividades (documentos) y los registros o evidencias de resultados alcanzados.
El cambio más relevante en este punto, es que la norma no establece una necesidad u obligación de disponer de determinados tipos de documentos como procedimientos documentados o manuales, por el contrario, en la actual ISO 9001:2008 se establecen 6 procedimientos obligatorios (Control de documentos, control de registros, auditoria interna, control producto no conforme, acciones correctivas y preventivas), además del manual de calidad
De esta forma, deja a elección de la empresa si necesita el Manual de Calidad, por ejemplo, y si no lo cree necesario no es preciso que lo realice o disponga de él. En ningún momento se indica que los controles de evidencias han sido eliminados. Además, no se indica que las empresas deban disponer o adoptar una estructura concreta en los documentos sino que permite que existan diferentes formatos.
Este cambio ayuda mucho y elimina la llamada “Papelitis” en donde las organizaciones habían entendido que más importante era tener una gran cantidad de documentos para el Sistema de Gestión (aunque a veces nadie los sigue), en vez de tener realmente un Sistema de Gestión Documentado con las buenas prácticas que al seguirlas ayudan a que los resultados de la organización se logren y se mejoren con el tiempo.
Si al final la Nueva Norma logra este objetivo, bienvenida la simplicidad en la documentación!
